Als er nu een factuur per email verstuurd wordt kun je niet zien of de klant deze ontvangen en gelezen heeft. Er zijn boekhoudsystemen waarbij je kunt zien dat de klant de factuur heeft ontvangen en wanneer deze email is geopend. Dit zou ik ook graag in Unit4 zien. Als wij klanten aanmanen om een factuur te betalen wordt er regelmatig gereageerd met de mededeling dat zij deze factuur nooit ontvangen hebben. Wij krijgen geen melding dat de email niet is afgeleverd dus gaan wij ervan uit dat dit wel is gebeurd. Als er dus onderweg iets fout gaat bij de hosting van de email kun je dit niet zien en krijgt de klant de mail niet. dit kan aan onze email host liggen maar ook aan de email host van de klant. Het is nu niet na te gaan waar het fout gaat. Omdat het nogal eens voor komt dat klanten een factuur overslaan waarbij het soms gaat om een kleiner bedrag dan de volgende factuur die wel betaald wordt zijn wij er van overtuigd dat zij de email dus niet hebben ontvangen. Dit probleem wordt steeds groter waardoor er bij ons bedrijf al overwogen wordt om over te stappen op een ander boekhoud programma.
Guest
Als je toch, zoals Dtertaas, jezelf in de bccvast zet en ook de vanvast dan krijg je vanuit Outlook ook de melding als een zending vertraagd is of niet is aangekomen en daaruit kan je verder acteren. Werkt bij ons perfect. Maar dan nog krijg je, bji onwelwillende klanten die excuses zoekt, het verwijt dat ze de mail niet hebben gehad.
EricBenfried
10-11-2016 16:17
Goedemiddag, Helemaal mee eens, horen wij naar ons idee ook veel te vaak. Wil gelijk gebruik maken van het feit als dit allemaal 'onder water' gebeurt (beide partijen hebben dit niet in de gaten, maar wordt alleen vastgelegd, dus mocht je dit nakijken kan je dit achterhalen), dat dit voor inkooporders, verkoopoffertes enz.... ook een toegevoegde waarde heeft. (Je hoeft namelijk nooit meer na te vragen/bellen of een inkooporder/verkoopofferte is aangekomen)
DTertaas
4-4-2019 13:25
Wij hebben onze eigen mailbox meegenomen in de BCC dus hebben we in elk geval een controle dat de facturatie verzonden is. Wij gebruiken datzelfde mailbox adrs ook als afzender zodat, als de mail niet bezorgbaar blijkt te zijn omdat bijvoorbeeld het mailadres van de debiteur niet correct is ingevoerd, wij daar wel een onbezorgbaar melding van krijgen. Dit is uiteraard niet 100% waterdicht maar geeft ons in ieder geval een vorm van controle